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【内部控制】会议学问
发布时间：2014-07-30 22:32

文/邹志英

会议是企业战略、业务、财务、人力一体化过程中最重要的手段：企业在制定战略时，需要通过会议来确定做什么、放弃做什么；在战略制定清晰后，需要通过一系列的会议讨论战略的实施执行情况；当一年快结束时，也需要开个会总结过去的亮点和不足，制定新一年的计划。

但现实中不少企业都不乏这样的现象：开会前没有明确的主题导致会议效率极低；开会时参会人员态度散漫或经常迟到；会议议题发散，讨论时东一榔头西一棒子，本来一个小时的会却开了七八个小时；会议没有主持人，也没有人做会议纪要；会后没有人对达成的共识进行跟踪、反馈。这些诸多的现象表明：“一家公司会不会开会，开会效率与执行力，决定了这家公司的竞争优势，所以只要改革会议，企业就能变革”。
笔者在T集团时，曾就这些问题对总子公司的多位不同级别的高管做了邮件和面对面的访谈，从会议的6个不同方面进行提问，然后对回答进行了分析和总结，设计出了新的会议管理机制，更好地提高了开会的效率。

为何关注会议管理效率？

开会是一种时间和成本的投入，有效地利用时间，就有效地利用了资源。会议成本分为会议时间成本、会议直接成本和会议机会成本，具体算法为：会议时间成本=[参加会议人数*（与会者准备时间+与会者的在途时间+会议辅助人员时间）]*参会人员平均小时工资。会议的直接成本由会议设备费、场地费、文件准备费等费用组成。此外，由于会议的召开还会产生机会成本，例如：在会议过程中未及时接听重要客户电话损失的收入；由于未及时处理客户投诉而丢失一批客户；由于未及时突发事件而造成的停工损失等等。所以，一家公司会不会开会、开会的效率与执行力决定了这家公司的竞争优势，提高会议效率其实也是降低企业成本的有效方式，那么只要改革会议，企业就能变革。

如何提高会议管理效率？

基于调查，我们设计了“人”字形的会议模型（如图），把模型的左侧比喻成人的“左脚”，中间比喻成人的大脑，右侧比喻成人的“右脚”。

从会议流程来看，会议被分为会前、会中和会后，以及各部分由谁做什么、怎么做、做到什么标准。人在走路时通常会先迈出左腿，相当于“会前”，人的躯干会稳住身子，躯干是受大脑中枢指挥的，相当于“会中”，然后再卖出右腿，相当于“会后”，这样整个动作就完整了。

同理，如果大家期望获得一个高效的会议，就必须在会前明确会议的主题和目标，并做好一系列的准备工作，这样才能保证会议中的高效率；其次，会中要有人控制会议的议题和时间，避免议题发散，针对问题，要集中力量讨论改善方案并达成共识，要有人做会议纪要；会中达成的决议会后得有人跟踪反馈。https://v.youku.com/v_show/id_XNjU2OTgyNTg3Mg==.html

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所以，只有加强各类会议内容的管理，才能保证各类会议举办的高效率与会议结果的有效落实。T集团的具体做法是：1.对会议的类型及频次进行明确规定；2.对会议的管理机制、跟踪机制、纪律、结果收集和存档机制进行明确的规定；3.确定会议的纪律，并严格执行；4.确定参会各方的角色，参会人员在不同的会议上有不同的角色。

另外，T集团在发布会议管理制度上还做了员工培训工作，在制度发布后将会议管理制度做成了简单的手册、垫板、视频，在全集团进行360度的普及，以风险管理的思维保障会议管理制度的实施。

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